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Orden INT/533/2014, de 19 de marzo

POR LA QUE SE REGULAN LAS FUNCIONES, COMPOSICIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL MINISTERIO DEL INTERIOR (BOE núm. 83, de 5 de abril)

 

El artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, además de crear la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, recoge la posibilidad de constituir comisiones calificadoras en los organismos públicos que así se determine.

En uso de esta facultad, mediante Orden de 21 de diciembre de 2000, se creó la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y se reguló el acceso a los documentos de él dependientes.

Desde su creación, se ha mejorado el funcionamiento del Sistema Archivístico del Ministerio del Interior y se ha contribuido a descongestionar las oficinas bien mediante la eliminación reglada de documentos que carecían de ulterior valor administrativo o de otro tipo, bien mediante la transferencia a los archivos estatales pertinentes para conservación de aquéllos con valor histórico y que se encuentran sometidos a una especial protección como parte integrante del Patrimonio Histórico Español.

Por razones de austeridad y racionalización de las estructuras administrativas, el Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus organismos públicos, suprimió la mayoría de las comisiones calificadoras creadas por los distintos departamentos ministeriales excepto, entre otras, la Comisión Calificadora de este Ministerio, y ello en razón de la mejor coordinación de sus archivos, en especial los correspondientes a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.

No obstante lo anterior, las necesidades de mejora de funcionamiento puestas de manifiesto a lo largo de estos años, así como la aprobación de sucesivas normas que han incidido en la práctica y en la metodología de las comisiones calificadoras, aconsejan dictar una nueva orden que regule las funciones, composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de este Departamento.

Las principales novedades respecto de la regulación actual son las siguientes:

Se definen con mayor precisión las funciones que tiene atribuidas actualmente la Comisión Calificadora para facilitar su cumplimiento, y se completan con nuevas atribuciones derivadas tanto de las exigencias de mejora organizativa y de gestión en el Sistema de Archivos del Ministerio del Interior como de otras normas que guardan estrecha relación con la naturaleza y cometidos de aquélla.

En cuanto a su composición, se adapta la misma a la nueva estructura de este Departamento conforme a lo previsto en el Real Decreto 400/2012, de 17 de febrero, por el que se desarrolla su estructura orgánica básica, se recoge la figura del vicepresidente y se amplía el espectro profesional de los vocales designados por el Ministro del Interior a expertos en derecho administrativo e información y comunicación, con el objeto de extender las aportaciones y la calidad del asesoramiento que debe recibir la Comisión Calificadora.

Respecto a su funcionamiento, se han contemplado distintas medidas para contribuir a su mayor agilidad, eficacia y eficiencia.

A estos efectos, la Comisión Calificadora podrá actuar, además de en pleno, en comisión permanente, como órgano ejecutivo, y en grupos de trabajo para el análisis de temas específicos.

Así mismo, se recoge la posibilidad de que el pleno celebre sesiones extraordinarias cuando se estime justificado o mediante solicitud razonada.

Por último, se contempla la posibilidad de emplear los medios electrónicos a que se refiere la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, para la preparación y celebración de las sesiones del pleno y de la comisión permanente, siempre y cuando existan recursos técnicos adecuados y ofrezcan las garantías exigidas por dicha ley para su puesta en marcha.

En su virtud, con la aprobación previa del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

Esta orden tiene por objeto regular las funciones, composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior, adscrita a la Secretaría General Técnica.

Artículo 2. Funciones.

1. La Comisión Calificadora ejercerá las siguientes funciones:

  1. Impulsar el cumplimiento de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado en los archivos dependientes del Departamento.
  2. Elaborar y aprobar los programas de gestión en materia de archivos del Departamento, en los que se establezcan los objetivos que deban cumplirse mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.
  3. Proponer a la Secretaría de Estado de Seguridad y a la Subsecretaría las fases del ciclo vital de los documentos, cualquiera que sea su soporte convencional o electrónico, y sus plazos de permanencia y transferencia a cada uno de los diferentes tipos de archivos o repositorios electrónicos del Ministerio, así como proponer las modificaciones que de tales plazos se considere necesario introducir. A estos efectos, se aplicará el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
  4. Estudiar y aprobar las propuestas de valoración de series documentales, al objeto de su eliminación o conservación permanente, así como proponer la aprobación, mediante resolución de la Secretaría de Estado de Seguridad o de la Subsecretaría, de los calendarios de conservación correspondientes.
  5. Proponer a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos el régimen de acceso y utilización de la información y los documentos.
  6. Emitir informe sobre las consultas que le formulen los órganos superiores y directivos del Departamento respecto al acceso, la difusión y la reutilización, en su caso, de la información y los documentos obrantes en los archivos de aquél en aplicación de la legislación específica en la materia y de las disposiciones que se dicten en materia de transparencia administrativa y acceso a la información pública.
  7. Recibir y examinar las relaciones circunstanciadas de solicitudes de acceso a información, archivos y documentos resueltas por los titulares de los órganos superiores y directivos del Departamento o por las autoridades en quienes deleguen el ejercicio de esta función.
  8. Proponer al Ministro del Interior o a la autoridad competente de otro departamento ministerial la revisión o suspensión de aquellas formas de protección documental tales como «confidencial», «restringido», «difusión limitada», «privado», «particular» o similares, de uso habitual en la práctica administrativa y que carecen de regulación específica.
  9. Velar por la correcta aplicación de los informes emitidos por la propia Comisión Calificadora en relación con los plazos de permanencia, las transferencias y el acceso a la información y los documentos.
  10. Informar los proyectos de disposiciones de carácter general cuyo contenido afecte al ámbito competencial de la Comisión Calificadora.
  11. Informar a sus miembros sobre la existencia de grupos interministeriales constituidos para la elaboración de propuestas de valoración y sobre, en su caso, la participación en los mismos de cualquier miembro de la Comisión Calificadora.
  12. Conocer de cualquier otro asunto sobre materia archivística y gestión documental relacionado con las competencias anteriores que le sea sometido por su Presidente.

2. La Comisión Calificadora elevará sus propuestas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y también pondrá en su conocimiento, para su informe con carácter previo, cualquier alteración del régimen de libre acceso a la información y de los documentos, según lo previsto en el artículo 26.4 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.

Artículo 3. Composición.

1. La Comisión Calificadora estará compuesta por los siguientes miembros:

Presidente: el titular de la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior, órgano directivo a quien corresponde la dirección del sistema archivístico y de los demás servicios de documentación del Departamento en virtud de lo previsto en el artículo 8.2.l) del Real Decreto 400/2012, de 17 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio del Interior.

Vicepresidente: el titular de la Subdirección General de Asociaciones, Documentación y Publicaciones.

Vocales:

  1. Un representante, con rango de subdirector general o asimilado, designado por los titulares del Gabinete del Ministro, del Gabinete del Secretario de Estado de Seguridad y del Gabinete Técnico del Subsecretario.
  2. El Subdirector General de Logística de la Dirección General de la Policía, como responsable de la Sección del Archivo General en la Policía.
  3. El Subdirector General de Personal de la Dirección General de la Guardia Civil, como responsable de la Sección del Archivo General en la Guardia Civil.
  4. Un representante, con rango de subdirector general o asimilado, designado por los titulares de la Secretaría General de Instituciones Penitenciarias, de la Dirección General de Relaciones Internacionales y Extranjería, de la Dirección General de Política Interior, de la Dirección General de Tráfico, de la Dirección General de Protección Civil y Emergencias y de la Dirección General de Apoyo a Víctimas del Terrorismo.
  5. El Jefe de la Abogacía del Estado en el Departamento.
  6. El titular de la Subdirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Subsecretaría.
  7. Hasta dos vocales designados por el Ministro del Interior entre personas de reconocido prestigio profesional en materias como archivística, derecho administrativo, historia contemporánea e información y comunicación.
  8. El responsable del Área de Coordinación de Archivos y Gestión Documental, que ejercerá, además, la secretaría de la Comisión Calificadora, asistiendo a las reuniones con voz y voto.

2. Los organismos autónomos adscritos al Departamento estarán representados por el vocal designado conforme a lo dispuesto en el apartado 1.d).

3. El Presidente podrá convocar a cuantos técnicos del Departamento considere oportuno para asesorar sobre materias específicas, los cuales asistirán a las reuniones con voz pero sin voto.

Artículo 4. Funcionamiento.

La Comisión Calificadora podrá actuar en pleno, comisión permanente y grupos de trabajo.

Artículo 5. Pleno.

1. El pleno estará compuesto por la totalidad de los miembros de la Comisión Calificadora y ejercerá las funciones atribuidas a ésta en el artículo 2. A tal efecto, le corresponde acordar las líneas generales de actuación, aprobar los informes y propuestas presentados por la comisión permanente y constituir los grupos de trabajo que estime necesarios.

2. El pleno celebrará, al menos, dos reuniones ordinarias al año, cuya convocatoria será acordada por el Presidente, quien podrá, asimismo, convocar sesiones extraordinarias cuando lo estime justificado o, en su caso, cuando lo hubiese solicitado de forma razonada la mayoría de los vocales de la Comisión Calificadora.

Para la válida constitución del pleno en segunda convocatoria, se requerirá la presencia del Presidente y de, al menos, la tercera parte de sus miembros.

Artículo 6. Comisión permanente.

1. La comisión permanente es el órgano ejecutivo de la Comisión Calificadora para el ejercicio de aquellos cometidos relativos a asuntos de trámite, preparación o estudio, y en concreto para:

  1. Velar por la ejecución de los acuerdos adoptados por el pleno.
  2. Realizar el análisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisión Calificadora para su elevación al pleno.
  3. Ejercer cualquier otra función encomendada por el pleno.

2. La comisión permanente resolverá aquellas consultas que deban ser atendidas en un plazo perentorio o urgente, dando cuenta al pleno de los informes emitidos.

3. Estará presidida por el vicepresidente, e integrada por el Secretario, el Jefe de la Abogacía del Estado en el Departamento y el titular de la Subdirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como por los representantes en el pleno de aquellos órganos superiores o directivos cuyas competencias resulten afectadas.

4. Se reunirá previa convocatoria del Presidente, en la que se especificarán las facultades del pleno que quedan delegadas en la comisión permanente.

Artículo 7. Grupos de trabajo.

1. Con carácter excepcional, y a iniciativa del Presidente, el pleno podrá crear grupos de trabajo para el estudio y análisis de temas específicos.

El pleno decidirá, al constituir tales grupos, el objeto, finalidad y composición de cada uno de ellos, siendo su cometido el de elaborar informes o propuestas que deberán ser sometidos para su aprobación al pleno o a la comisión permanente.

2. Los grupos de trabajo se extinguirán una vez cumplidos los objetivos que justificaron su creación.

Artículo 8. Funcionamiento por medios electrónicos.

1. De acuerdo con lo dispuesto en la disposición adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, cuando los recursos técnicos disponibles lo permitan, las reuniones del pleno y de la comisión permanente se prepararán por medios electrónicos, a cuyos efectos:

  1. La remisión de la convocatoria, del orden del día y del acta de la reunión anterior se realizará por correo electrónico.
  2. La documentación con la que trabajará la Comisión Calificadora en cada una de las reuniones se pondrá a disposición de sus miembros en formato electrónico.
    Dicha documentación se proporcionará preferentemente a través de un sistema de compartición de archivos en red o similar, que reúna las condiciones adecuadas tanto para la identificación y control de los derechos de acceso a la información de los miembros como para asegurar la integridad de dicha información.
    Igualmente, la referida documentación estará disponible en formato electrónico durante la celebración de las correspondientes sesiones.

2. Así mismo, cuando dichos recursos técnicos lo permitan, el pleno, a propuesta del Presidente, podrá acordar la celebración de las reuniones mediante videoconferencia, en cuyo caso:

  1. La convocatoria del órgano y el suministro de la información se realizará conforme a lo dispuesto en el apartado anterior.
  2. La sesión se celebrará a través de cualquier sistema electrónico que permita el reconocimiento de las personas intervinientes y la comunicación entre ellas.
  3. Las votaciones podrán tener lugar por mera expresión verbal del sentido del voto.

Artículo 9. Colaboración administrativa.

La Comisión Calificadora, para el ejercicio de sus funciones, podrá recabar cuanta información estime precisa de todos los órganos, organismos y unidades del Ministerio, que vendrán obligados a facilitarla.

Disposición adicional primera. No incremento del gasto público.

1. La constitución y funcionamiento de la Comisión Calificadora serán atendidos con los medios personales y materiales del Departamento, sin que la aprobación de esta orden suponga incremento de gasto público.

2. La participación de los vocales a que se refiere el artículo 3.1.g) no generará derecho a retribución ni a la percepción de indemnización alguna derivada de la aplicación del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio.

Disposición adicional segunda. Régimen jurídico.

En lo no previsto en esta orden, el funcionamiento de la Comisión Calificadora se regirá por lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Quedan derogados los apartados segundo a quinto de la Orden de 21 de diciembre de 2000 por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y el acceso a los archivos de él dependientes, y cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en esta orden.

Disposición final primera. Modificación normativa.

Se modifica el apartado segundo de la Orden de 7 de marzo de 2001 por la que se crean, dependientes del Archivo General del Ministerio del Interior, las Secciones de las Direcciones Generales de la Policía y de la Guardia Civil, en los siguientes términos:

«Segundo. Adscripción.

1. La Sección de la Dirección General de la Policía queda adscrita a la Subdirección General de Logística.»

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».