El órgano competente para la ordenación e instrucción del procedimiento es la Dirección General de Apoyo a Víctimas del Terrorismo, que examinará la documentación presentada y requerirá, en su caso, a los solicitantes para que, en el plazo de diez días hábiles, subsanen las faltas u omisiones existentes en la misma, indicándoles que, si no lo hiciesen, se les tendrá por desistidos de su solicitud, previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el artículo 68 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Asimismo, el órgano instructor podrá realizar de oficio cuantas actuaciones estime necesarias para la determinación, conocimiento y comprobación de los datos en virtud de los cuales debe formularse la propuesta de resolución, pudiendo solicitar cuantos informes estime necesarios para resolver o cuantos informes sean exigidos por las normas que regulan la subvención.
El órgano instructor preparará los expedientes relativos a cada solicitud y los remitirá a la Comisión de Evaluación, que estará presidida por la titular de la Dirección General de Apoyo a Víctimas del Terrorismo y de la cual formarán parte, en calidad de vocales, los titulares de la Subdirección General de Apoyo a Víctimas del Terrorismo y de la Subdirección General de Ayudas a Víctimas del Terrorismo, y el titular de la Coordinación de Área de la Subdirección General de Apoyo a Víctimas del Terrorismo, que actuará en calidad de Secretario, contando con voz y voto.
La Comisión de Evaluación, tras la comparación de las solicitudes presentadas de acuerdo con los criterios de valoración fijados, emitirá un informe de valoración dirigido al órgano instructor, en el que se concretará el resultado de la evaluación y una prelación de las solicitudes.
El órgano instructor, a la vista del expediente y del informe de la Comisión de Evaluación, efectuará la propuesta de resolución provisional, debidamente motivada, que será notificada a los interesados, concediendo un plazo de diez días para presentar alegaciones.
Se podrá prescindir del trámite de audiencia cuando no figuren en el procedimiento ni sean tenidos en cuenta otros hechos ni otras alegaciones y pruebas que las aducidas por los interesados, en cuyo caso la propuesta de resolución formulada tendrá el carácter de definitiva.
Cuando en la propuesta de resolución provisional el importe de la subvención sea inferior al solicitado por la entidad, se podrá instar del beneficiario la reformulación de su solicitud durante el plazo de alegaciones, a fin de que ajuste los compromisos y condiciones a la subvención otorgable identificando, de entre las actuaciones propuestas, aquellas cuyo compromiso mantiene y que serán objeto de subvención.
En todo caso la reformulación de solicitudes tendrá que respetar el objeto, condiciones y finalidad de la subvención, manteniendo el porcentaje de financiación exigido por la convocatoria, y deberá contar con la conformidad de la Comisión de Evaluación.
Finalizado, en su caso, el trámite de audiencia, el órgano instructor formulará la propuesta de resolución definitiva, en la que se expresará el solicitante o relación de solicitantes para los que se propone la concesión de subvenciones y su cuantía, especificando su evaluación de acuerdo con los criterios de valoración aplicados.