La Secretaría General Técnica ejerce la dirección del Sistema de Archivos, a través de la Subdirección General de Asociaciones, Archivos y Documentación y su Área de Coordinación de Archivos y Gestión Documental, en la que se integra el Archivo General del Departamento. Sus funciones fundamentales son:
- Asegurar la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los órganos a él vinculados, inspeccionar sus trabajos técnicos, asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en los mismos, e impulsar la formación y actualización en temas archivísticos del personal con cometidos en el Sistema Archivístico.
- Elaborar y aprobar las normas e instrucciones técnicas de procedimiento, previo informe de la Comisión Calificadora, promoviendo así la unificación de criterios en los Archivos del Departamento sobre las diferentes materias y trabajos archivísticos y los instrumentos e impresos normalizados que de ellos se deriven, conforme al sistema vigente para los Archivos del Estado, y sobre cualesquiera otros asuntos relacionados con el tratamiento archivístico de los documentos en cualquiera de las fases de su ciclo vital; así como elaborar y coordinar los programas de actuación sobre el Patrimonio Documental del Ministerio del Interior.
- Coordinar, mantener y actualizar el Censo del Patrimonio Documental del Ministerio del Interior, sin perjuicio de la colaboración necesaria para el mantenimiento del censo de archivos estatales que las autoridades culturales requieran, y proporcionar la información de carácter general que corresponda sobre dicho Patrimonio a las entidades, organismos o personas que lo soliciten.
- Asesorar y prestar asistencia técnica a las autoridades y organismos responsables del cumplimiento de la presente Orden.
La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior es el órgano colegiado específico que estudia y dictamina las cuestiones relativas a la calificación y utilización de sus documentos, así como su régimen de transferencias, acceso e inutilidad administrativa. En él están representados todos los centros superiores y directivos del Departamento.
