Ministerio del Interior

El sistema regulado por el Real Decreto 933/2021 deriva de la obligación establecida a diversos sectores económicos en el artículo 25 de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, de disponer de un registro documental de sus clientes.

El artículo 45 del Acuerdo de Schengen de junio de 1985 también establece la obligación de elaborar y poner a disposición de las autoridades las fichas de identidad de los clientes de establecimientos hoteleros.

El registro de hospedaje y alquiler de vehículos a motor no es una novedad. El nuevo sistema solo actualiza y moderniza dos mecanismos ya existentes y que habían quedado desfasados: el registro de pernoctaciones hoteleras, creado mediante decreto de agosto de 1959, y el decreto sobre el control de la actividad de alquiler de vehículos, de 1974.

Ninguno. El cliente no debe aportar más documentos de los que ya presentaba hasta la puesta en funcionamiento del real decreto. Solo deberá indicar el parentesco de los menores que le acompañen.

No, en ningún caso. Los datos de tarjeta o de cuentas bancarias solo deberán facilitarse si son necesarios para la transacción o la operativa del establecimiento, como hasta ahora.

Esta plataforma aprovecha toda la potencialidad de los nuevos sistemas de comunicación electrónica y permite un procesado rápido de los datos.

El Ministerio del Interior lleva tres años de interlocución permanente con los sectores afectados para facilitar su adaptación a la nueva normativa y a la plataforma donde se introducen los datos. El real decreto se publicó en el BOE el 27 de octubre de 2021 y entró en vigor seis meses después, en abril de 2022. La plataforma ses.hospedajes inició las pruebas en enero de 2023, pero se ofreció un periodo de adaptación progresivo para su puesta en marcha definitiva el 2 de junio de 2023, límite ampliado en tres ocasiones más: 31 de enero, 1 de octubre y 2 de diciembre de 2024.

La norma respeta la legislación española y europea en materia de protección de datos y ha sido avalada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y por el Consejo de Estado. 

Debe diferenciarse entre los datos que aporta el establecimiento –la persona física o jurídica que intermedia o realiza la actividad de hospedaje o de alquiler de vehículos– y los datos del cliente.

Respecto de los establecimientos, se deben aportar –una sola vez cuando se procede a su alta en la aplicación informática–, un máximo de trece datos si el establecimiento se dedica al hospedaje; y siete datos identificativos en el caso de establecimientos de alquiler de vehículos.

Respecto a los datos del cliente, el sistema contempla dos bloques de datos: datos del cliente y datos de la transacción y, en su caso, ejecución del contrato. No obstante, no todos ellos son de cumplimentación obligatoria, sino que existen datos de carácter opcional que sólo deben transmitirse en caso de que el establecimiento los recabe expresamente para los fines de su actividad comercial o figuren recogidos en la documentación identificativa presentada por el cliente.

Únicamente, es obligatorio aportar la fecha y tipo de pago (efectivo, tarjeta de crédito, transferencia), y un dato de contacto del cliente, que puede ser un número de teléfono o un correo electrónico. En el caso de alquiler de vehículos, se debe incluir la dirección completa o el país de residencia, y en las actividades de hospedaje, el tipo de relación entre los mayores y menores de edad que, en su caso, los acompañen.

Estos datos no incluyen, por tanto, la obligación de requerir ni aportar números de tarjeta, ni datos bancarios o de otro medio de pago.

Los datos obligatorios que el establecimiento de hospedaje debe transmitir en relación con cada cliente son 13 (antes eran 11):

Ocho sobre la identificación del cliente:

• Primer apellido.
• Segundo apellido.
• Número de documento de identidad.
• Número soporte documento.
• Tipo de documento.
• Teléfono fijo, móvil o correo electrónico.
• Relación de parentesco, si algún viajero es menor.

Cinco sobre la transacción económica:

• Número de referencia del contrato.
• Fecha del contrato.
• Fecha y hora de entrada.
• Fecha y hora de salida.
• Identificación del medio de pago.

En las actividades de alquiler de vehículos son obligatorios los siguientes datos:

Nueve del cliente y/o conductor:

• Nombre
• Primer apellido.
• Segundo apellido (si lo tiene).
• Número de documento de identidad.
• Número de soporte del documento.
• Tipo de documento.
• Teléfono fijo o móvil o dirección de correo electrónico.
• Dirección completa y/o país de residencia.
• Carné de conducir.

Seis de la transacción y ejecución del contrato:

• Número de referencia del contrato.
• Lugar y fecha del contrato.
• Lugar, fecha y hora de recogida del vehículo.
• Lugar, fecha y hora de devolución del vehículo.
• Datos de identificación del vehículo (marca, modelo, matrícula, bastidor, color, tipo y kilometraje).
• Datos del pago: fecha y tipo de pago.

Los establecimientos pueden recabar la información mediante cualquier sistema que permita la verificación de la exactitud de los datos, incluso sin que sea necesaria su presencia física y siempre que se trate de un sistema compatible con el cumplimiento de la normativa vigente, especialmente en materia de protección de datos.

El sistema simplifica las obligaciones de registro y comunicación de datos anteriormente existentes, poniendo a disposición de los establecimientos la posibilidad de hacer una transmisión totalmente automatizada, o bien, a su elección, de transmitirlos a accediendo a la sede electrónica mediante certificado electrónico o mediante usuario y contraseña.

Las empresas solo deben reflejar los datos que aportan los clientes, sin necesidad de realizar ninguna comprobación adicional. La veracidad de la información es responsabilidad única y exclusiva de los usuarios de los servicios, no del establecimiento.

En el tratamiento de los datos personales, la nueva plataforma se beneficia de toda la potencialidad de los nuevos sistemas de comunicación electrónica, reforzando la seguridad y protección de la información, y suprimiendo los libros-registro que anteriormente debían mantener y conservar los establecimientos. Las obligaciones de registro e información se adecúan a las garantías impuestas en materia de protección de datos por la legislación europea más reciente:

• En cuanto a las obligaciones de los sujetos obligados, se atiene al Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento general de protección de datos) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
• En cuanto a las obligaciones del Ministerio del Interior, se ajusta a Ley Orgánica 7/2021, por la que se transpone la Directiva (UE) 2016/680 relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes para fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales.